Veel poppodia en festivals werken met veel plezier met stagiairs. Hoe zorg je ervoor dat beiden hier het beste uithalen? Enerzijds draait het om talentontwikkeling en gaat het de stagiair om het leren op de werkvloer. Anderzijds investeer je als organisatie in het personeel van de toekomst en wil je dat ze een prettige en leerzame werkervaring hebben.
In een panelgesprek op het VNPF-congres op 16 september in TivoliVredenburg, deelden begeleiders en voormalige stagiars van de Melkweg in Amsterdam en Eurosonic Noorderslag in Groningen, hun ervaringen. Marieke Naus (foto linksonder), student Amsterdams Conservatorium, zorgde met haar vragen voor een boeiende sessie. Hoe zorg je voor een optimale begeleiding van de student? Waar loop je tegenaan? Waarom zou je als instelling willen werken met stagiairs? Wat levert het de student en instelling op? Zien de studenten zichzelf als toekomstig werknemer van deze sector?
De Melkweg biedt jaarlijks ongeveer 13 stageplekken per jaar. Op de afdeling Marketing zijn er per het jaar 10 stageplekken beschikbaar van een half jaar. Verder zijn er jaarlijks 2 stages Productie en 1 stage Techniek. Eurosonic Noorderslag biedt de volgende stages van een half jaar: 1 productie, 1 secretariaat, 2 marketing, 2 customerservice en soms 1 op beleidsniveau. Daarnaast bieden beide instellingensnuffelstages voor mbo’ers.
Edo Feenstra, Hoofd Marketing Eurosonic Noorderslag is stagecoördinator en -begeleider. Hij vertelt hoe ze ervoor zorgen dat om te beginnen, de vacatures breed worden uitgezet. Hij geeft ook presentaties bij onderwijsinstellingen waarin hij een oproep doet aan studenten vooral te reageren als ze een stage zoeken. Bregje Wigersma, Hoofd Marketing & Ticketing bij de Melkweg en stagebegeleider geeft aan dat ze hun vacatures vooral promoten op de eigen website, maar ook vragen aan zittende stagiairs het via hun eigen kanalen te delen. TikTok is daarin belangrijk geworden.
Bij beide instellingen lopen stagiaires lopen minimaal een half jaar stage en beginnen ze tegelijk. Ook hebben ze vaste dagen. Bij de Melkweg is het 4 dagen per week, bij Eurosonic Noorderslag bouwt het op naarmate het festival nadert van 3 tot 5 dagen per week. Belangrijk is dat de studenten weten waar ze aan toe zijn, dat zorgt voor rust en stabiliteit.
Beide organisaties organiseren een gezamenlijke start en kennismaking voor de stagiairs. De gezamenlijk introductie zorgt ervoor dat de stagiairs elkaar meteen leren kennen en samen kunnen optrekken. Rachel van Elst, voormalig stagiair Melkweg werkt inmiddels 3 jaar bij Melkweg als Marketeer. Ze begeleidt nu zelf stagiairs. Zij vertelt hoeveel ze daar zelf aangehad heeft en dat er voor zorgt dat stagiairs goed kunnen landen. Leonie Hamelink is voormalig stagiair bij Eurosonic Noorderslag en start binnenkort als Junior Marketeer bij de afdeling Marketing. In beide gevallen kan je dus spreken van een succes: Rachel werkt er met veel plezier en Leonie start in de startblokken.
Leonie: “Bij de introductie bij Eurosonic zijn er ook 1-op-1 gesprekken met alle managementleden. Dit maakt de top meer benaderbaar voor de stagiairs. Je kunt op dat moment afspraken maken over bij wie je wanneer kan aankloppen. Dat werkt drempelverlagend en heb je niet het gevoel dat je enorm moet opkijken tegen het management.” Rachel, die nu zelf stagiairs bij de Melkweg begeleidt, vertelt: “Naast de kennismaking is het goed om bij de start meteen vaste momenten in te plannen voor voortgangsgesprekken tussen stagiair en begeleider.”
Bregje zegt dat het belangrijk is om dicht bij de leerdoelen te blijven van de stagiair. “Door de stagiairs in hun kracht te zetten, hebben beide partijen er het meest aan. De valkuil is stagiairs allerlei taken te geven die nou eenmaal moeten gebeuren, maar die niet bij hun passen. Dat demotiveert en het helpt de stagiair, en de Melkweg uiteindelijk, niet.” Rachel vult aan dat het goed is om opdrachten te formuleren waar stagiairs gezamenlijk aan kunnen werken. “Ze versterken elkaar en komen ook dan meer in hun kracht te staan.”
Bregje: “Het is goed om halverwege de stage de stagiairs een verdieping aan te bieden. We organiseren altijd een bijeenkomst over een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld over hoe het werkt om bandjes te boeken, wat daar allemaal bij komt kijken.”
Edo: “Aan het eind van de stage heb je natuurlijk een gesprek en geef je eerlijk aan waar iemand zijn kracht zit en waar niet. Een goede nazorg kan eraan bijdragen dat iemand blijft of in elk geval behouden blijft voor de sector. Het liefst hou je talent binnenboord.” Bregje: “Ik zie in de zaal verschillende oud stagiairs van de Melkweg zitten. Ik ben heel blij om te zien dat ze in onze sector zijn blijven werken.”
De workshop werd georganiseerd door Maxime Hallatu en Richtje Sybesma van Stage Cultuur Inclusief
Foto linksboven v.l.n.r.: Edo Feenstra, Leonie Hamelink, Rachel van Elst en Bregje Wigersma
Succesfactoren op een rij:
1. Inwerk- en verdiepingsprogramma
- 1 op 1 kennismaking met begeleider
- Gezamenlijke introductie met andere stagiairs
- Gezamenlijke kennismaking personeel
2. Duidelijke werkstructuur
- vaste dagen, uren en taken
- bewaken balans leren en geven verantwoordelijkheid
3. Passende en betrokken begeleiding
- vaste momenten terugkoppeling
- leerdoelen kiezen dichtbij de stagiair
- nazorg na vertrek
3. Bieden veilige werkomgeving
- brede kennismaking personeel inclusief MT
- duidelijke afspraken maken over bij wie je je kan melden
- begeleider houdt actief vinger aan de pols